Việc đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng tại các doanh nghiệp với mọi thành phần kinh tế, quy mô, ngành nghề khác nhau thay thế cho hóa đơn giấy đã cho thấy được những ưu điểm nổi trội của hình thức hóa đơn này. Dù vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng quan tâm đến hóa đơn điện tử những điều cần biết nên khi áp dụng còn gặp một số khó khăn. Bài viết này sẽ trao đổi một số đặc điểm cơ bản của hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có cái nhìn khái quát hơn để tự tin triển khai trong thời gian tới.

1. Các đặc điểm cơ bản của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, chữ ký điện tử bằng phương tiện điện tử. Đây là đặc điểm khác biệt rõ nét nhất giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy truyền thống đã và đang sử dụng phổ biến hiện nay.

Chính đặc điểm này HĐĐT được lưu trữ và thể hiện dưới dạng nguyên gốc ban đầu khi khởi tạo là dữ liệu điện tử, nên chúng có thể được lưu trữ trong các công cụ lưu trữ dữ liệu khá đa dạng như ổ cứng máy tính, tài khoản icloud, USB, … hoặc cũng có thể truy xuất và thể hiện dưới dạng một hóa đơn giấy thông thường khi in ra.

HĐĐT là loại hóa đơn được khởi tạo tại thời điểm bán hàng, cung cấp dịch vụ hoàn thành và khác với hóa đơn giấy thường được lập với ít nhất 3 liên thì HĐĐT chỉ có 1 bản điện tử duy nhất mà không có các liên khác nhau. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc về số hóa đơn liên tục và đúng trình tự thời gian, đảm bảo mỗi hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

HĐĐT trong trường hợp được xác thực bởi cơ quan thuế thì khác với hóa đơn chưa có xác thực và hóa đơn giấy thông thường là có thêm các mã code, mã QR code, số xác thực. Đặc điểm này là yếu tố bắt buộc trên chứng từ làm tăng tính bảo mật, an toàn và thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu của các cấp quản lý.

Giá trị thể hiện trên nội dung của HĐĐT không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số tiền là bao nhiêu. Điều này khác với hóa đơn giấy thông thường đó là, khi bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn; Còn ngược lại, nếu từ 200.000 đồng mỗi lần trở lên thì bắt buộc phải lập hóa đơn kể cả khi người mua không yêu cầu (quy định tại Điều 16 TT 39/2014/TT-BTC và Điều 3, TT 26/2015/TT-BTC).

HĐĐT phải sử dụng phần mềm do doanh nghiệp tự xây dựng, DN mua hoặc thuê của một nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hợp pháp hoặc do cơ quan thuế cung cấp để tạo lập và từ đó phát hành, sử dụng.

HĐĐT sau khi được tạo lập, dữ liệu của hóa đơn có thể truyền qua nhiều bên liên quan như: DN cung cấp giải pháp, DN phát hành hóa đơn, cơ quan thuế, khách hàng, … Nội dung của hóa đơn được luôn đảm bảo tính toàn vẹn thông tin chứa bên trong và không được sửa chữa, thay đổi.

HĐĐT theo quy định hướng dẫn về việc tạo lập và phát hành, sử dụng hiện nay thì đối với trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ giấy tờ chứng minh việc cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa người bán và người mua, thì trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

2. Ưu điểm của hóa đơn điện tử với các bên liên quan

Đối với cơ quan thuế, hải quan: Khi DN triển khai HĐĐT thì ngành thuế, hải quan sẽ có hệ thống cơ sở dữ liệu về hóa đơn từ đó có thể phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích thông tin về doanh thu, chi phí để nhận định những bất thường và rủi ro về thuế đối với từng loại hình DN, cá nhân kinh doanh.

Khi xảy ra các sự cố vi phạm pháp luật hoặc các trường hợp cần kiểm tra tính chính xác, hợp pháp của hóa đơn các cơ quan chức năng của nhà nước không cần phải thực hiện xác minh hóa đơn như hiện nay. Việc sử dụng HĐĐT cũng cho phép cơ quan thuế có quyền can thiệp đến hoạt động kinh doanh của cá nhân, DN ngay tức thì mà không phải thực hiện qua một quy trình nghiệp vụ phức tạp khi cá nhân, DN có biểu hiện của việc bỏ trốn, mất tích, nợ thuế lâu ngày.

4 lợi ích quan trọng của bảo hiểm thất nghiệp

Lao động không ký hợp đồng có phải đóng thuế thu nhập cá nhân không?

Đối với DN, việc sử dụng hóa đơn sẽ giúp cho DN giảm thiểu các thủ tục hành chính vì với việc sử dụng HĐĐT xác thực, DN không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Việc sử dụng HĐĐT cũng giúp cho DN giảm chi phí in ấn, lưu trữ, hóa đơn, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.

Đối với khách hàng, việc mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ của các DN có HĐĐT sẽ giúp cho khách hàng nhận được kết quả xác thực về hóa đơn một cách nhanh chóng qua hệ thống email, tin nhắn SMS, xuất ra file dữ liệu với các định dạng khác nhau. Điều này giúp cho khách hàng tiết kiệm thời gian nhận hóa đơn, tránh việc sơ suất mất, thất lạc, thuận lợi cho thủ tục xin hoàn thuế tại cơ quan hải quan ở các cửa khẩu, sân bay khi làm thủ tục xuất cảnh.