Blog

Cách sử dụng và cập nhật hồ sơ

by administrator

Các Cách sử dụng và cập nhật hồ sơ

Sử dụng hồ sơ:

  • Hồ sơ, tài liệu là tài sản của Công ty, không một cán bộ, chuyên viên nào được tự tiêu huỷ, được chiếm làm của riêng hoặc tự ý mang sang cơ quan khác nếu không được phép của cấp có thẩm quyền.
  • Các hồ sơ phải được sử dụng đúng mục đích và phạm vi quyền hạn.
  • Mọi người khi sử dụng hồ sơ phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, tránh làm mất mát hư hỏng và không được xáo trộn việc sắp xếp trong các bộ hồ sơ và File hồ sơ.
  • Đối với hồ sơ thông thường (không thuộc hồ sơ mật), các nhân viên trong đơn vị quản lý khi sử dụng phải đảm bảo sắp xếp ngăn nắp đúng vị trí lấy ra. Hồ sơ mật khi cần sử dụng  phải có sự đồng ý của người có thẩm quyền mới được sử dụng.
  • Khi các ban / phòng này có nhu cầu sử dụng hồ sơ đơn vị khác phải có sự đồng ý của Trưởng các ban / phòng quản lý hồ sơ. 
  • Chỉ sao chụp hồ sơ khi thực sự cần thiết và phải có sự đồng ý của Trưởng các ban / phòng quản lý hồ sơ.
  • Những người ngoài Công ty chỉ được phép xem xét, mượn hồ sơ, tài liệu khi có sự đồng ý của Tổng Giám đốc Công ty .

Việc mượn, trả hồ sơ phải đảm bảo đúng các nguyên tắc không hư hại hồ sơ, đảm bảo tính bảo mật của hồ sơ và tuân theo trình tự sau:

+   Người đề nghị sử dụng hồ sơ viết giấy đề nghị theo mẫu: HC – 14 – BM02 chuyển lên người có thẩm quyền phê duyệt.

+   Người có thẩm quyền phải xem xét đến tính bảo mật của hồ sơ, tính phù hợp với đối tượng để xem xét và ký nhận.

+   Nếu không đồng ý hoặc chưa đồng ý thì giải thích cho người mượn biết, nếu đồng ý thì xác nhận vào giấy đề nghị.

+   Người có thẩm quyền có thể trực tiếp lấy hồ sơ hoặc giao cho người khác thực hiện thủ tục giao nhận. Việc giao nhận hồ sơ phải có biên bản giao nhận hồ sơ theo ma64uL HC – 14 – BM03.


Cập nhật hồ sơ

 

  • Khi phát sinh hồ sơ mới (trong cùng một loại hồ sơ) thì ít nhất ½ tháng, mỗi bộ phận có trách nhiệm cập nhật hồ sơ vào danh mục hồ sơ.
  • Mỗi hồ sơ phải bao gồm các dữ liệu ghi nhận kết quả thực hiện công việc như đã nêu trong các quy định liên quan đến các quá trình cụ thể.
  • Trong quá trình thực hiện công việc, người thực hiện có nhiệm vụ tập hợp (bằng cách thu thập, cập nhật) các bằng chứng có liên quan đến từng vấn đề, từng sự việc cụ thể để đưa vào hồ sơ.

 

Bài viết liên quan:

>>> Quy trình săn học bổng du học Hàn Quốc dành cho các bạn trẻ mới tìm hiểu

>>> Mô tả công việc của trưởng phòng kinh doanh

Giới thiệu Công ty Cổ phần NewCA

Xuất phát điểm là Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín và chất lượng từ năm 2013, NewCA là một trong hai thương hiệu chữ ký số chiếm thị phần lớn nhất trên thị trường. 
Trải qua gần 10 năm hoạt động và phát triển không ngừng nghỉ, NewCA đã chuyển mình phát triển thành Nhà cung cấp Dịch vụ số uy tín hiện nay. Thấu hiểu được nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0, NewCA cung cấp những giải pháp số, dịch vụ công trực tuyến đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. 
Có thể kể đến một số sản phẩm tiêu biểu do NewCA phân phối như:

  • Phần mềm kế toán CyberBook
  • Hợp đồng điện tử CyberSign
  • Hóa đơn điện tử CyberBill tại NewCA
  • Thuế điện tử CyberTax
  • Bảo hiểm xã hội điện tử CyberCare
  • Dịch vụ kế toán NewCA
  • Dịch vụ bảo hiểm
  • Đăng ký kinh doanh

Hoạt động với sứ mệnh “NewCA luôn sẵn sàng khi bạn cần nhất”, Nhà cung cấp Dịch vụ số NewCA luôn cố gắng cải tiến và phát triển không ngừng để đáp ứng mọi nhu cầu cấp thiết của khách hàng. NewCA mong muốn đồng hành cùng mọi doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số, trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ tốt nhất, vì lợi ích tối đa của khách hàng.

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

Trên đây là thông tin về [THAY TIÊU ĐỀ] mà doanh nghiệp cần biết. Toàn bộ nội dung được biên tập bởi đội ngũ Nef Digital – đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp.